E-kartoteka pomaga w zarządzaniu wspólnotami

W dobie Internetu, powierzając naszą nieruchomość w ręce zarządcy, wgląd do swoich danych o mieszkaniu z każdego miejsca i o każdej porze jest jedną z najważniejszych rzeczy, jakich mamy prawo wymagać od naszego administratora. Od czasu kiedy na rynku pojawiła się e-kartoteka zarządcy zyskali czas, pieniądze i zadowolonych klientów.

Coraz popularniejsza e-dokumentacja

Dziś nikt nie ma już czasu, ani ochoty na gromadzenie sterty dokumentów w szufladzie. Nasz dom ma być przede wszystkim miejscem wypoczynku, a nie drugim biurem, w którym zalegają góry dokumentów i faktur. W końcu nawet biura, które jeszcze kilka lat temu wyglądały, jak wielkie archiwa z piętrzącymi się słupami papierów - pozbywają się ich, przechodząc na e-dokumentację. Także i na rynku zarządców nieruchomości pojawiły się programy, które umożliwiły dotarcie z elektroniczną informacją do swoich potencjalnych klientów — bez konieczności drukowania papierowych form uchwał i raportów, a co najważniejsze - bez straty czasu i pieniędzy.

Nowe technologie i Internet upraszczają nasze codzienne obowiązki i to w niemal każdej sferze życia. Czynsz, opłaty za media - kiedyś wiązały się z długimi kolejkami w odpowiednich urzędach. Trzeba było odstać swoje, żeby zapłacić, trzeba też było osobiście pofatygować się do administratora, żeby otrzymać zestawienie naszych płatności. W społeczeństwie informacyjnym wystarczy włączyć komputer, żeby załatwić większość z tych spraw. Tablica informacyjna na klatce schodowej i osobiste odwiedzanie administratora budynku, żeby zgłosić usterkę lub przedyskutować jakiś zagadnienie — to już powoli znak minionej epoki. Teraz liczy się szybkość, dostępność i mobilność. Wszystko to daje e-kartoteka.

Czym jest e-kartoteka?

e-kartoteka to program, który daje nieograniczone wręcz możliwości w zarządzaniu nieruchomością. Aplikacja jest dostępna w formie elektronicznej i umożliwia podgląd własnych kartotek finansowych oraz wszystkich potrzebnych informacji dotyczących naszej wspólnoty mieszkaniowej. Jest odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na efektywną komunikację — mówi Marcin Sodo z Nawigator Nieruchomości. Gwarantuje sprawność w przepływie informacji i jej dostępność. Jest alternatywą dla poczty elektronicznej i tradycyjnej tablicy ogłoszeń. Umożliwia dwustronną wymianę uwag i spostrzeżeń, do których mamy wgląd z każdego miejsca i o każdej porze. Jednak największą zaletą e-kartoteki jest możliwość załatwienia sprawy nawet wtedy, gdy biuro zarządcy jest już zamknięte.

Dla kogo jest e-kartoteka?

E-kartoteka to system ułatwiający funkcjonowanie wszystkim, których usługa dotyczy — począwszy od zarządców nieruchomości, przez członków zarządów, po wreszcie użytkowników lokali. Zarządcy nieruchomości zyskują czas i pieniądze, co z kolei przyczynia się do lepszej organizacji pracy. Właściciele wspólnot zyskują wgląd do treści uchwał i przepisów. Pracownikom administracji osiedlowych e-kartoteka umożliwia śledzenie bieżących rozliczeń z najemcami. Członkowie zarządu mają wgląd w sprawozdań finansowych wspólnot. Ale zyskują przede wszystkim sami użytkownicy lokali — którzy dzięki programowi otrzymują dostęp do własnych rozliczeń, zobowiązań i wpłat i 24-godzinnej informacji o wszystkim, co dotyczy ich wspólnoty. Dzięki e-kartotece właściciel mieszkania wie, ile pieniędzy zostało wpłaconych i na jaki cel - dodaje Marcin Sodo z Nawigator Nieruchomości, która udostępnia swoim klientom taką elektroniczną formę dostępu do danych o swojej nieruchomości.

Na rynku nieustannej konkurencji zarządcy, zaczęli rozumieć, że dostęp do informacji jest główną miarą ich sukcesu. I jeśli temu wyzwaniu zarządca nie sprosta, wcześniej czy później zastąpi go inny. Jak mówi Mateusz Mieszczanin z firmy Mieszczanin, oferujacej usługę e-kartoteki: Z naszych obserwacji wynika, że już nie tylko w dużych aglomeracjach, ale i w mniejszych miejscowościach zarządcy starają się wyprzedzić swoją konkurencję, oferując mieszkańcom wgląd do danych przez Internet.

Jak działa e-kartoteka i czy jest bezpieczna?

Do korzystania z programu potrzebny jest identyfikator oraz hasło. Dane te należy wpisać, przy każdorazowym logowaniu się do systemu. Na stronie użytkownik analizuje stan własnych rozliczeń, uzyskuje dostęp do różnego rodzaju dokumentów o charakterze publicznym, może wprowadzić stany liczników, przekazać informacje na tablicy ogłoszeń lub przedyskutować jakiś temat na forum mieszkaniowym, korzystając przy tym ze standardowej przeglądarki internetowej. Wykazy opłat miesięcznych są dodatkowo wzbogacone o prezentacje graficzne i wykresy, czyniąc je bardziej atrakcyjnymi i przejrzystymi w odbiorze, niż w przypadku standardowych faktur.

System jest całkowicie bezpieczny, a przyjęte rozwiązania gwarantują wysoki poziom ochrony danych osobowych. Dzięki identyfikatorom inni użytkownicy nie mają wglądu do naszej kartoteki. Dostęp do danych użytkownika ma oprócz jego samego - zarządca oraz członkowie zarządu wspólnoty, i tylko wtedy, gdy zarządca aktywował odpowiednią opcję. Większość tego typu programów oferuje rozwiązania, które są dogodne dla samych zarządców, którzy nie muszą zatrudniać wielkiej klasy programistów, aby ich klienci cieszyli się z możliwości jakie daje dziś Internet. Jako że dane przechowywane są na naszych serwerach (i przetwarzane wg ściśle określonej procedury wewnętrznej) zarządca nie musi utrzymywać własnych serwerów i złożonej infrastruktury technicznej i po zakończeniu pracy może spokojnie wyłączyć komputer, mając pewność, że mieszkańcy całą dobę mają wgląd do danych- dodaje Mateusz Mieszczanin.

Czas to pieniądz

Wielu myślicieli wskazywało na aspekt czasu jako głównego miernika dobrobytu i szczęśliwości człowieka. Josiah Warren, znany amerykański anarchoindywidualista propagował nawet handel czasem. W jego wizji wymiana dóbr miałaby się odbywać za pośrednictwem nie pieniądza, a długości czasu, który poświęciliśmy na wykonanie danej czynności. To obrazuje jak ważny jest czas w życiu człowieka. Umiejętność korzystania z możliwości jakie daje dziś Internet to oszczędność czasu i pieniędzy właśnie. Jak wynika z analiz firmy Mieszczanin szczyt oglądalności ich usługi e-kartoteki przypada na dni robocze i godziny od 7 do 17, a to oznacza, że gdyby nie elektroniczny dostęp do danych, to żeby uzyskać od naszego administratora interesujące nas informacje, trzeba byłoby na przykład zwolnić się wcześniej z pracy lub zatelefonować, a wiadomo, że to wiąże się z dodatkowymi kosztami i stratą cennych minut czy nawet godzin, w przypadku pierwszego rozwiązania. Elektroniczna kartoteka oszczędza czas, a przez to i koszty pozyskania informacji — tak po stronie zarządcy, jak i po stronie mieszkańców, których ten obsługuje. Dzięki e-kartotece zarządzanie staje się zajęciem bardziej efektywnym i nowoczesnym, a mieszkańcy mają poczucie, że mają pełną kontrolę nad swoim lokalem.

Źródło:FreshPR.pl, 07.08.2010