Własne biuro – stacjonarne czy wirtualne?

Jedną z podstawowych kwestii, jakie należy rozważyć podczas zakładania swojej firmy, jest przemyślenie kwestii wynajmu biura. W ostatnich latach na rynku pojawiła się interesująca alternatywa dla tradycyjnych biur, jaką są biura wirtualne. Jak każde rozwiązanie alternatywne, mają one określone wady i zalety. Przed podjęciem decyzji konieczne jest przemyślenie każdej możliwości i jak najlepsze dopasowanie swojego wyboru do określonych potrzeb.

Najbardziej ogólnie mówiąc, biuro wirtualne jest to udostępnienie przez określony podmiot swojego adresu innej firmie, czemu często towarzyszy pakiet dodatkowych usług. Dzięki temu firma zyskuje prestiżowy adres korespondencyjny bez konieczności fizycznej obecności w miejscu rejestracji oraz możliwość znacznego obniżenia kosztów prowadzenia działalności. Szczególnie polecane jest w przypadkach, kiedy pracownicy mają możliwość pracy zdalnej – jest to doskonałe rozwiązanie w przypadku korzystania z usług freelancerów. Jest to dobry pomysł także wtedy, gdy jesteśmy w ciągłym ruchu i istniejące fizycznie biuro używane byłoby jedynie od czasu do czasu. Większość firm, które udostępniają wirtualne biura, ma w swoich pakietach także inne usługi dodatkowe, takie jak obsługa przychodzącej na adres firmy korespondencji, skanowanie dokumentów, przekierowywanie rozmów telefonicznych, a także znacznie szersze pakiety, takie jak prowadzenie księgowości czy też porady prawnicze. Pod wskazanymi adresami udostępniają także sale konferencyjne. Klientom takich usług zapewnione są oczywiście anonimowość i dyskrecja, jest to więc rozwiązanie w pełni bezpieczne.

Bardziej tradycyjnym rozwiązaniem jest wynajęcie biura stacjonarnego. W porównaniu z biurami wirtualnymi fizyczne biura do wynajęcia są oczywiście znacznie droższe – w tym przypadku istnieją realne koszty wynajmu, koszt stałego wyposażenia biura oraz związane z korzystaniem z niego wydatki bieżące – jednak taka forma prowadzenia siedziby również ma swoje liczne zalety. Sprawdzi się lepiej w przypadkach, kiedy pracownicy spędzają w biurze dużo czasu, a także kiedy wyniki firmy zależą od dobrej współpracy i koordynacji pracowników – znacznie łatwiej jest kontaktować się ze współpracownikami na przestrzeni pomieszczenia lub sąsiadujących ze sobą pomieszczeń niż za pomocą telefonów lub poczty elektronicznej. Pracownicy mają także dostęp do udogodnień takich jak chociażby natychmiastowa pomoc techniczna czy też możliwość wspólnego rozwiązywania problemów. W przypadku biur stacjonarnych otrzymujemy także natychmiastowy dostęp do korespondencji i innych dokumentów – nie trzeba polegać na przekierowaniach czy czekać na skany interesujących nas plików.

Jak widać, oba rozwiązania mają swoje wady i zalety. Ważne jest jednak to, że każde z nich związane jest z określonym stylem prowadzenia biznesu. W związku z tym podjęcie odpowiedniej decyzji nie powinno być trudne. Jeśli jednak nie mamy pewności co do rozwiązania odpowiednio dostosowanego do naszych potrzeb, dobrze jest skonsultować się ze specjalistami w tej dziedzinie, którzy pomogą nam rozważyć wszystkie za i przeciw.